Notaire à Hong Kong : notarisation de documents

Un notaire à Hong Kong (notary public) est une personne qui dispose de l’expérience requise et qui a été nommée pour exercer cette fonction conformément aux lois en vigueur, parmi lesquelles la Legal Practitioners Ordinance, les Notaries Public Rules et d’autres textes.

La notarisation est nécessaire pour un certain nombre de documents et dans le cadre de procédures plus complexes qui exigent des documents établis par un notaire à Hong Kong.

Les spécialistes de notre cabinet d’avocats à Hong Kong présentent les principales situations dans lesquelles les services d’un notaire peuvent être nécessaires. Si besoin, nous pouvons fournir davantage de détails à nos clients et les accompagner dans les procédures juridiques qui exigent cette étape supplémentaire.

Qui peut devenir notaire à Hong Kong ?

Un notaire est une personne qui a passé un examen spécial, qui est inscrite auprès des autorités compétentes et qui intervient en tant qu’officier public et témoin indépendant pour un certain nombre de documents. C’est lui qui a la capacité et le pouvoir de certifier l’authenticité d’un document et d’authentifier une signature.

En bref
Types de documents notariés à Hong Kong	La notarisation de documents personnels, de documents d’immigration et d’autres documents.
Utilisation obligatoire de documents notariés	Lors de certains dépôts auprès des autorités locales.
Authentification de documents personnels	Le notaire certifie la validité d’un certificat, d’un diplôme ou d’un autre document.
Authentification de contrats	Un notaire de Hong Kong peut certifier la validité d’un accord.
Authentification de documents commerciaux	D’autres documents commerciaux signés entre les parties peuvent également être notariés.
Authenticité juridique	Un document notarié a une valeur juridique supérieure à celle d’un document non notarié.
Utilisation en justice	Un document notarié peut, dans certaines circonstances, être utilisé en justice.
Usage public	Un document notarié est conservé dans les registres de l’étude notariale, généralement accessibles si nécessaire dans le cadre d’une procédure judiciaire.
Présence obligatoire pour la notarisation d’un document	Oui
Pièce d’identité pour la notarisation d’un document à Hong Kong	La personne qui fait notarier un document doit présenter une pièce d’identité valide.
Authentification de signature par le notaire	Le notaire peut également valider un spécimen de signature.
Authentification de traduction par le notaire	Une traduction autorisée devient légalisée une fois notariée.
Cachet du notaire	Comporte les coordonnées de l’étude notariale
Signature du notaire	Il s’agit de la signature manuscrite originale du notaire (également appelée signature à l’encre).
Services de notarisation pour les ressortissants étrangers à Hong Kong	Sur demande

Pour devenir notaire à Hong Kong, une personne doit demander sa certification et passer l’examen prévu par les Notaries Public (Examination) Rules (Cap. 159). Elle doit détenir une lettre de non-objection avant l’examen ainsi qu’un avis écrit. En outre, elle doit avoir demandé son adhésion à la Society of Notaries. Pour devenir notaire, il faut réussir toutes les matières lors d’une seule et même session d’examen. Le nombre de tentatives n’est pas limité, mais le candidat doit toujours réussir toutes les matières lors d’une même session. La demande d’inscription à l’examen et l’examen lui-même sont soumis aux frais fixés par la Society of Notaries.

La nomination en tant que notaire à Hong Kong intervient après examen par le Chief Judge (qui délivre ensuite un certificat de nomination). Une fois cette étape terminée, la personne qui souhaite s’inscrire comme notaire dépose le certificat de nomination et acquitte les frais d’inscription auprès du Registrar de la Society of Notaries. Cette étape est obligatoire pour ceux qui souhaitent fournir des services notariaux en tant que cabinet ou à titre individuel.

Les sociétés qui fournissent des services notariaux communiquent leurs informations à la Society of Notaries (un cabinet notarial indique sa dénomination, le nom de tous les associés du cabinet et le nom de chaque personne du cabinet exerçant en tant que notaire).

Les notaires doivent tenir un registre de leurs actes. Ce registre doit contenir des informations sur les actes notariés, notamment : la date de l’acte, le nom du client, la nature du document et une brève description de l’acte. Ces données doivent être conservées pendant au moins 6 ans.

Conformément aux Notary Public Practice Rules, ces professionnels doivent respecter un ensemble de règles de bonne conduite. Dans l’exercice de leur profession, ils ne doivent pas laisser porter atteinte à leur indépendance ou à leur intégrité ; ils ont le devoir d’agir dans l’intérêt supérieur du client et sont tenus de maintenir un niveau de travail adéquat ainsi que leur propre réputation et celle de la profession. Le notaire a un devoir de diligence envers les personnes de toute juridiction lorsqu’elles se fient à une déclaration contenue dans un acte notarié qu’il a établi.

Le partage des bénéfices avec des personnes qui n’exercent pas en tant que notaires ou solicitors n’est pas autorisé à Hong Kong. Par exemple, un notaire ne peut pas reverser une partie de ses bénéfices à une personne qui lui apporte un client. Cela est toutefois possible lorsque les bénéfices sont partagés entre les personnes exerçant au sein du même cabinet, lorsqu’une société accepte de verser une certaine somme à un associé retraité du cabinet, ainsi que dans plusieurs autres cas où le paiement est effectué au profit d’un prédécesseur au sein du cabinet ou des ayants droit d’un associé décédé.

Procédures disciplinaires et motifs de refus du certificat d’exercice des notaires

Un notaire à Hong Kong doit respecter en permanence les dispositions des règles applicables et les bonnes pratiques imposées à cette profession. À défaut, la demande de certificat d’exercice peut être refusée ou une procédure disciplinaire peut être engagée contre la personne ayant exercé en tant que notaire.

La Society of Notaries peut refuser de délivrer un certificat d’exercice à un notaire dans les cas suivants :

la demande n’est pas remplie conformément aux dispositions / elle ne respecte pas la section applicable des Notaries Public (Practising Certificate) Rules ;
le demandeur s’est comporté d’une manière indigne d’un notaire ;
la personne est inapte à exercer en tant que notaire.

Le comportement est considéré comme inapproprié pour un notaire dans les cas suivants :

il a été suspendu de l’exercice de la profession de notaire ou de solicitor ;
il a été suspendu d’exercer dans une juridiction étrangère ;
il a été condamné à Hong Kong ou dans une autre juridiction pour une infraction liée à la fraude ou à la malhonnêteté ;
il a sciemment fourni à la Society des informations fausses ou trompeuses dans sa demande ;
il souffre ou semble souffrir d’un trouble mental (au sens de la Mental Health Ordinance).

Lorsqu’un notaire en exercice à Hong Kong fait l’objet d’une procédure devant un tribunal disciplinaire, son comportement fait l’objet d’une enquête qui peut être soumise au Tribunal. Dans les sept jours suivant la décision d’ouvrir une enquête, le défendeur et le demandeur sont informés du nom des membres du Tribunal qui superviseront la procédure. L’enquête peut être close sans audience lorsque le Tribunal est convaincu (après examen des preuves fournies) qu’aucune mesure disciplinaire ne se justifie à l’encontre du notaire concerné. Dans ce cas, l’enquête peut être close sans autre audience. En revanche, si le Tribunal estime qu’une mesure disciplinaire se justifie à l’encontre du défendeur, il doit fixer la première audience au plus tard 21 jours après la date de signification de l’avis.

Nous vous invitons à regarder une vidéo sur le rôle du notaire :

Quels services propose un notaire à Hong Kong ?

Le notaire à Hong Kong peut à la fois rédiger et notarier (certifier) certaines déclarations, certains documents et actes officiels. Les documents sont certifiés lorsque le notaire y appose son sceau ou son cachet.

Le notaire peut également notarier des documents étrangers dès lors qu’une traduction assermentée est fournie (c’est la traduction du document qui est notariée puis utilisée à Hong Kong si nécessaire).

Bon nombre des situations dans lesquelles un document notarié est requis sont aussi des situations dans lesquelles notre équipe d’avocats à Hong Kong peut assister les personnes intéressées. L’original du document ainsi qu’une pièce d’identité de la personne qui demande la notarisation sont exigés.

L’objectif de la procédure est de garantir l’authenticité du document. C’est un moyen de prévenir la fraude, souvent exigé par de nombreuses institutions, à Hong Kong comme à l’étranger.

Les frais de notarisation des différents documents, ainsi que ceux des autres actes accomplis par le notaire, sont fixés par l’étude notariale de Hong Kong et varient.

Quels types de documents un notaire à Hong Kong peut-il établir ?

Un notaire établit plusieurs types de documents, notamment, sans s’y limiter :

Documents immobiliers : contrats d’achat et de vente immobiliers, contrats de vente entre particuliers, etc. ;
Cessions d’entreprises : des documents notariés sont souvent exigés lorsqu’une entreprise est rachetée par une autre personne ;
Planification successorale : un testament peut être notarié lorsqu’il doit être utilisé à l’étranger, mais un testament établi à Hong Kong ne nécessite pas de notaire (selon la Wills Ordinance, Cap. 30, il doit être signé en présence de deux témoins) ; il s’agit d’ailleurs d’une étape essentielle de la planification successorale ;
Procuration : il s’agit d’un instrument juridique utilisable dans de nombreuses situations et particulièrement utile à des fins commerciales ; elle est souvent notariée lorsqu’elle doit être utilisée hors de Hong Kong (une procuration durable doit être signée devant un solicitor et un médecin agréé conformément au Cap. 501) ;
Légalisation ou apostille : il s’agit d’une certification de la validité d’un document, délivrée à Hong Kong par la High Court (souvent après la notarisation du document) ; les documents courants comprennent les actes de naissance et de décès, les jugements de divorce, les copies de passeport, les diplômes et d’autres certificats délivrés par les autorités compétentes ; une distinction importante est que l’apostille certifie l’utilisation du document dans tous les pays signataires de la Convention de La Haye sur l’apostille.

Notre équipe d’avocats à Hong Kong peut vous expliquer plus en détail la différence entre une apostille, une légalisation et une notarisation.

Le nombre de notaires à Hong Kong continue d’augmenter, comme en témoigne le nombre plus élevé de candidats à l’examen en 2019 par rapport à 2015. Les données publiées par la Hong Kong Society of Notaries indiquent ce qui suit :

293 personnes se sont inscrites à l’examen en 2019 ;
sur ce total, 50 personnes ont réussi les deux épreuves de l’examen ;
en 2015, le nombre de candidats était de 240 ;

Les investisseurs, les salariés et les autres particuliers auront besoin à plusieurs reprises des services d’un notaire à Hong Kong.

Si vous avez besoin d’une assistance juridique pour la rédaction de documents, notre équipe d’avocats à Hong Kong est là pour vous aider. Contactez-nous si vous avez des questions sur nos services ou si vous avez besoin d’une assistance spécialisée pour une question particulière.